Pareto-Prinzip: Wie du deine (Arbeits-) Zeit effizient nutzt

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@sabrinafvholder via Twenty20

Du willst effizienter arbeiten und Ziele schneller erreichen? Dann nutze doch das Pareto-Prinzip! In diesem Artikel erklären wir dir, was dahintersteckt und wie du mit wenig Aufwand mehr erreichst.

Was ist das Pareto-Prinzip?

Das Pareto-Prinzip besagt, dass in den meisten Fällen 80% des gewünschten Ergebnisses mit nur 20% zeitlichem Gesamtaufwand erreicht werden können. Für die restlichen 20% der Ergebnisse müssen dahingegen 80% Zeiteinsatz aufgewendet werden. Das Prinzip geht auf den Italiener Vilfredo Pareto (1848-1923) zurück und ist ebenfalls unter der 80/20-Regel bekannt.

Was steckt hinter dem Pareto-Prinzip?

Vilfredo Pareto, der Erfinder des Prinzips, beschäftigte sich 1906 mit der Verteilung des Grundbesitzes in Italien. Dabei fand er heraus, dass etwa 20% der Bevölkerung ca. 80% des Landes besaßen. Diese Entdeckung lässt sich mit der so genannten Pareto-Verteilung beschreiben.


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Wie funktioniert das Pareto-Prinzip?

Das Pareto-Prinzip besagt, dass mit einem Einsatz von etwa 20% in der Regel 80% der Aufgaben zu bewältigen sind. Eine geringe Menge an hohen Werten fällt bei einem Gesamtwert mehr ins Gewicht, als eine große Menge an kleinen Werten.

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Wie dir das Pareto-Prinzip in deinem (Berufs-)Alltag weiterhilft

Der (Berufs-)Alltag kann oft stressig sein und dir viel abverlangen. Um möglichst effektiv und zeitsparend zu arbeiten, kannst du dich dem Pareto-Prinzip bedienen.

Wann ist das Prinzip besonders hilfreich? Erinnere dich an die 80/20-Regel, wenn du viele Aufgaben möglichst zeitgleich zu erledigen hast. Ebenfalls hilft dir das Prinzip bei generell knappen zeitlichen Ressourcen. Darüber hinaus erleichtert dir die Regel den Alltag, wenn von dir keine 100%ige Leistung verlangt wird.


Warum das Pareto-Prinzip bei Startups so beliebt ist

Die ersten Schritte einer Unternehmensgründung sind oft holprig. Dies gilt vor allem für Startups, die sich einem jungen oder einem gar noch nicht existierenden Markt verschrieben haben. Jetzt gilt es ein funktionierendes Geschäftsmodell zu entwickeln. Gerade am Anfang einer Startup-Karriere sind die finanziellen Mittel begrenzt, so dass dem Unternehmen keine 100%igen Leistungen abverlangt werden. Vielmehr geht es darum, sich mit möglichst wenig zeitlichen und finanziellen Ressourcen Gehör am Markt zu verschaffen. Jetzt zählt nicht die 100% Lösung, sondern die Geschwindigkeit, mit der die 80% Lösung erreicht wird.


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Pareto-Prinzip in der Praxis: Anschauliche Beispiele

Die folgenden Beispiele geben dir einen Eindruck davon, wie sich das Prinzip auf deinen (Berufs-)Alltag übertragen lässt. Diese Beispiele ermöglichen es dir, ein Gefühl für die Anwendung des Prinzips zu entwickeln.

Alltägliche Beispiele: Mehr Effizienz im Alltag

o Aufräumen

Deine Wohnung sieht wieder einmal richtig schlimm aus und du erwartest in nur 30 Minuten Besuch. In diesen 30 Minuten, die dir vor Eintreffen deines Besuches bleiben, schaffst du es niemals deine Wohnung komplett aufzuräumen und zu putzen. Jetzt heißt es Prioritäten setzen und sich auf die größte Unordnung zu konzentrieren. Wenn du nun beispielsweise die auf dem Boden liegenden Kleidungsstücke in den Wäschekorb verfrachtest und das Geschirr in die Spülmaschine räumst, wirst du schnell und ohne viel Arbeit einen Fortschritt sehen. Wenn du dich allerdings um die unauffälligeren Dinge, wie beispielsweise Staubsaugen oder Staubwischen, zuerst kümmerst, ist der in den 30 Minuten erzielte Effekt deutlich geringer.

o Sport treiben

Solltest du dich je der Ausrede bedient haben, du hättest für Sport keine Zeit, ist damit spätestens jetzt Schluss! Mit dem Pareto-Prinzip lässt sich nämlich auch mit wenig Zeit (20%) ein sportlicher Alltag gestalten. Nutze dafür vor allem High-Intensity- oder Krafttrainings.

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@crystalmariesing via Twenty20

o Abnehmen

Du willst Gewicht verlieren und hast den Entschluss gefasst, einfach etwas weniger zu essen. Bald wirst du an den Punkt gelangen, an dem Frust, Heißhunger oder sogar der Jo-Jo-Effekt drohen. Dabei kann dir das Pareto-Prinzip ebenfalls helfen, dein Wunschgewicht zu erreichen. Etwa 80% der Kalorien finden sich nämlich in etwa 20% der Lebensmittel wieder, die du täglich zu dir nimmst. Du wirst vor allem dann einen Erfolg bemerken, wenn du etwa genau diese 20% der Lebensmittel bewusst konsumierst. Hierzu zählen zumeist Süßigkeiten, Alkohol und fetthaltige Lebensmittel.


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Alltägliche Beispiele: Mehr Effizienz im Umgang mit Geld

o Sparen

Du wunderst dich am Ende vom Monat nicht selten, wo dein ganzes Geld geblieben ist? Erst letztens hast du dich noch so über deine Gehaltserhöhung gefreut. Am Monatsende bleibt dir jedoch auch nicht mehr als sonst. Schuld daran ist die so genannte Lifestyle-Inflation: Wenn du mehr verdienst, gibst du automatisch auch mehr aus. Du möchtest mehr Geld sparen? Dann wende auch hier das Prinzip an, denn etwa 80% deiner Ausgaben lassen sich mit etwa 20% deiner Ausgabekategorien erklären. Hierzu zählen beispielsweise Wohnkosten, Essen, Transport, Kleidung, Urlaub, Versicherungen oder auch Geschenke und Spenden.

In der Regel sind die Ausgaben für Wohnen, Transport und Essen am höchsten, weshalb vor allem bei diesen Kategorien schnell ein großer Sparerfolg sichtbar werden kann. Könntest du dir vorstellen, in eine kleinere und damit günstigere Wohnung zu ziehen? Benötigst du wirklich einen Neuwagen oder genügt dir nicht auch ein Gebrauchter? Musst du wirklich jeden zweiten Tag in einem Restaurant essen oder möchtest du dir nicht auch öfter einmal selbst etwas kochen? Dein Sparkonto wird es dir danken.


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o Steuererklärung

Kaum jemand widmet seine Zeit gerne seiner Steuererklärung. Vielleicht scheust du den Aufwand und fängst lieber erst gar nicht damit an. Dabei entgehen dir jährlich vielleicht mehrere hundert Euro. Mit dem Pareto-Prinzip ist deine Steuererklärung im Handumdrehen erstellt. Verzettle dich nicht bei der Suche nach Belegen und Kassenzetteln, sondern erledige deine Steuererklärung lieber schnell und effektiv nach dem Pareto-Prinzip. Damit erhältst du mühelos immerhin einen Teil deines Geldes zurück.

Tipp: Belege, Nachweise und Kassenzettel immer direkt dort abheften, wo du sie bei Bedarf schnell wiederfindest.

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Nutze das Pareto-Prinzip für dich / @MPstockart via Twenty20

Berufliche Beispiele: Mehr Effizienz im Arbeitsleben

o Aufgaben priorisieren

Du weißt auf der Arbeit gar nicht mehr, mit welcher Aufgabe du anfangen sollst. Deine Aufgabenliste ist gnadenlos überfüllt. Dann nutze das Pareto-Prinzip! Zunächst erstellst du dir eine to-do-Liste mit all deinen zu erledigenden Aufgaben, die du im nächsten Schritt priorisierst. Stehen nun beispielsweise 10 Aufgaben auf deiner Liste, konzentrierst du dich zuerst auf die ersten beiden (die wichtigsten!) Aufgaben. Dieses Prinzip wendest du jeden Tag aufs Neue an und kannst so deine Arbeitszeit sehr effektiv nutzen.

o Kunden priorisieren

Für 80% des Umsatzes sind oft ausschließlich 20% der Kunden verantwortlich. Du solltest dir darüber im Klaren sein, welche Kunden das im Detail sind. Dieser Kundenstamm sollte besondere Aufmerksamkeit genießen. Es kann also sinnvoll sein, die Kunden in unterschiedliche Kategorien einzuteilen.


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Welche Gefahren birgt das Pareto-Prinzip?

Wird das Pareto-Prinzip in seinen Grundzügen missverstanden oder falsch interpretiert, geht der positive Effekt schnell verloren. Es kann sogar passieren, dass das falsch angewendete Pareto-Prinzip einen größeren Schaden als Nutzen anrichtet. Das kann dir jedoch nicht passieren, wenn du dich an einige Interpretationen hältst:

Verwechsle Einsatz nicht mit Ertrag

Es ist wichtig zu verstehen, dass Einsatz und Ertrag nicht dasselbe sind und daher auch nicht zu 100% addiert werden dürfen. Das Pareto-Prinzip besagt, dass 20% Einsatz für 80% Ertrag verantwortlich sein können. Wenn du 100% erreichen willst oder musst, ist es auch hier notwendig, 100% Arbeitsaufwand darauf zu verwenden.

Ignoriere nicht die restlichen 80%

Im Grunde geht es beim Pareto-Prinzip darum, dass du dich bewusst auf die produktiven 20% Arbeitszeit konzentrierst. Du solltest dabei jedoch nicht vergessen, dass es unter den restlichen 80% Aufgaben geringerer Priorität gibt, die ebenfalls erledigt werden müssen. Hierzu zählen beispielsweise das Beantworten von E-Mails oder das Auswerten von Daten.


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Zusammenfassung und wichtigste Punkte

Das Pareto-Prinzip ermöglicht es dir, deine Zeit möglichst effektiv zu nutzen. Mit Hilfe der so genannten 80/20-Regel erreichst du 80% des Ergebnisses mit einem Aufwand von nur 20%. Das Prinzip lässt sich problemlos auf die unterschiedlichsten Aufgabenstellungen in deinem Privatleben sowie in deinem beruflichen Alltag übertragen. Probier’ es doch einfach mal aus!